سرپرستی و مدیریت(5)
تعریف مدیر:کسی با خصائص ذاتی و اکتسابی و اطلاعات و معلومات و تجربه میتوان سازمان را به سمت هدف معینی رهبری کند
وظایف مدیر:علمای مدیریت برای فهم کردن مسائل مربوط به سازمان و مدیریت آنها را در یک الگوی مفهومی به دو دسته تقسیم میشوند.
وظایف مدیریت:1- برنامه ریزی3- سازماندهی 3- کنترل4- هدایت و سرپرستی
فنون مدیریت:1- تکنیکهای فنون علوم رفتاری
برنامه ریزی :گام اول در برنامه ریزی هدف میباشد .
هر سازمانی برای رسیدن به اهداف تعیین شده نیاز به برنامه ریزی دارد
برنامه ریزی از اساسی ترین اصول مدیریت است ,توجه راه رسیدن به هدف را باید پیدا کنیم یا اینکه بسازیم اگر وظایف مدیریت را حول رئوس در نظر بگیریم ,برنامه ریزی در راس آن قرار میگیرد.
تعریف برنامه تعیین و یافتن یا ساختن را ه رسیدن به آن یا بعبارتی (تعهد برای انجام یک سری عملیات به منظور تحقق هدف
برنامه شالوده مدیریت را تشکیل میدهد . الف- برنامه ریزی احتمال زسیدن به هدئف را افزایش میدهد (از طریق تنظیم فعالیتها)ب- - برنامه ریزی افزایش جنبهاقتصادی (مقرون به صرفه بودن عملیات )ج- اگر بر سر دو راهی قرار گرفتهای باید براساس هدف تعیین شده از قبل مسیر را انتخاب کنید و باعث میشود که تمرکز بر روی مقاصد و اهداف و احتزاز از تغییر مسیر د-تهیه ابزاری برای کنترل:برنامه ریزی استراتژیک (راه بردی) یا (همان برنامه های بلند مدت سازمان )یا همان برنامه های (چشم انداز) برنامه های دور اندیش انه ای است که برای افق بلند مدت سازمان تهیه میگردد . این برنامه ریزی :دور اندیشی سازمان یافتهای است که شامل مراحل ذیل میباشد
توجه:برنامه ریزی استراتژیک را نباید زیاد با داشته ها برنامه ریزی کرد و شاید بتوان در بعضی مواقع رویایی هم باشد . مهم نیست
مراحل برنامه ریزی استراتژیک1- تعیین هدفها و ماموریتهای دراز مدت سازمان2- هدف گذاری یعنی تفکیک ماموریتها به هدفهای کمی و کیفی کوتاه مدت 3- تعیین سیاستها و خط مش های آینده و کلان سازمان در خط مشی های کلی سازمان وارد جزئیات نمی شویم بلکه هدفهای اصلی را اولویت بندی می کنیم نه بر اساس ریز و جزییات مثلا برنامه 20 ساله 4- برنامه ریزی اجرای تاکتیکی هماهنگ با قصد ولی در قسمت 4 اجرایی ریزتر نگاه میکنیم به به مسائل مثلا در برنامه های پنج ساله توجه میکنیم .
برنمه ریزی اجرایی (کوتاه مدت)
توالی برنامه ریزی به شرح زیر است
1- تهیه برنامه کوتاه مدت (تعیین بودجه وزمانبندی انجامآن
2- تتعیین معیارهای عملکرد و موقعیت (یعنی بررسی کنیم چند در صد از خواسته هایمان تحقق بخشیده بطور مثال چند درصد در جذب نیروی انسانی موفق بودم و یا چند درصد از برنامه ریزیهای بلند مدت و کوتاه مدت تحقق بخشیده و باید شاخص بندی کنیم و ملاک بندی کنیم و بعبارتی مرور کنیم مسیر را تا این قسمت که چه مقدار تحقق یافته و چه مقدار باید تلاش مضاعف و برنامه ریزی جدید یا نیاز به ادامه راه دارد . (کلا"براساس کمیت -کیفیت و هزینه
3-بازبینی و تعیین موارد انحراف وقتی 100 درصد برنامه انجام شده یعنی انحراف نداشته و اگر 50 درصد باشد یعنی قسمتی از کار مشکل دارد بعبارتی باید آسیب شناسی کرد
4- تهیه برنامه جدید
برنامه ریزیتخصصی :عبارت است از تعیین -تحصیل و ترتیب کلیه نیازمندیهای لازم اعم از نیازهایقابل پیش بینی یا غیر مترقبه جامعه و بازار و نیروی انسانی برای تولید آتی محصولات و برای تامین و تعیین میزان و چگونگی منابع مالی به منظور تامین هدفهای موسسه و صاحبان و کنترل کنندگان آن است
الف- برنامه ریزی و کنترل تولید (مدیریت تولید )
ب- برنامه ریزی پرسنلی
ج-برنامه ریزی مالی
اصول و مفاهیم مدیریت
مراحل برنامه ریزی:
الف:تعیین هدف ,یعنی نقطه نهایی که میخواهیم برسیم
ب:جمع آوری اطلاعات کامل درباره فعالیتهای مورد نظر بطور مثال چند دفتر املاک وجود دارد ,به چه روشی فعالیت میکنند درچه زمینه ای فعالترند - علت ضعف بازار - سیستمهای جدید فعالیتی - روشهای فعالیتی - روشهای فروشروشهای جذب مشتری
اطلاعات از مطالعه گذشته سازمان -همچنین سازمانهای مشابه تخصص و بررسی طریقه انجام یافتن کارهای قبلی و استفاده از تجارب متخصصان مشهور
اطلاعات گذشته منبع ارزشمندی میباشد برای جذب اطلاعات یا مقایسه کنیم فعالیت شغلی را با کارهای شغلی که مد نظر میباشد و پل ارتباطی ایجاد کرد و مشابه سازی کنیم
ج- دسته بندی و تقسیم بندی اطلاعات و تجزیه و تحلیل اطلاعات کسب شده
د- تعیین فرضیه ها و شناخت موانع (همیشه فرضیه ها بعد از یک مشکل موجود می آید حدس آگاهانهای که فرد در زمینه یک مشکل میزند را فرضیه میگویند
فرضیه :فرض آگاهانه میباشد که همراه با داشتن تجربه و دانش میباشد آزمایش داده های دسته بندی شده در مرحله سوم تا بتوان از میان اطلاعات بدست آمده بهترین و مهمترین را و کاملترین را انتخاب می کنیم بعبارتی شناخت موانع - تعیین فرضیه .
ذ)گام پنجم :تعیین راه حلها (بدیلها,گزینه ها )
راههای گوناگون تعیین و آزمایش میشود به ویژه راههای که در نظر اول بل تشخیص نیستند ,اغلب راه حلها در ابتدا آشکار نبوده اما ممکن است بهترین راهکار باشد . ویژگیها ی انتخاب :1-دبهترین را از نظر هزینه و زمان تناسب باشرایط و همیشه راههای آشکار بهترین راه نیستند و باید توجه کرد در شرایط رقابتی روشهای خلاقانه بهتر جواب میدهد. ر)ارزیابی و انتخاب راه حلها :همزمان با مشخص شدن بدیها ,باید نقاط قوت و ضعف آنها را نیز مشخص و با اهداف تعیین شده سنجیده شود .
گاهی از این راه حلها تعیین شده دو یا سه راه انتخاب می شود مدیر میتواند به جای انتخاب بهترین راه حل هر دو یا سه راه حل را تعقیب کند
- آیا برنامه (راه حل )برای تطبیق با شرایط متفاوت قابلیت انعطاف دارد ؟
-آیا برنامه (راهحل)مورد پذیرش کادر اجرایی هست؟
-برنامه (راه حل )انتخابی از نظر پرسنل ,مکان,تجهیزات ,آموزش,نظارت ,به چه امکانات جدیدی نیاز دارد ؟ .
ز)پیش بینی و تدوین برنامه های فرعی و پشتیبانی
توجه:هیچ برنامه کلانی نمی تواند بدون برنامه های فرعی و پشتیبانی به جلو حرکت کند
س) عددی کردن برنامه ها یا بودجه بندی :برای معنی بخشیدن به برنامه باید آنها را در قالب عدد در آورد و به بودجه تبدیل شود
ش)کنترل و پیشگیریپیشرفت کار
محاسن برنامه ریزی:
سازماندهی: عده ای سازمان را تشریک مساعی و همکاری گروهی از افراد برای رسیدن به هدف یا هدفهای تعیین شده میدانند اندیشمند دیگری آن را روابط منظم افرادی که دارایوظایف مختلف ولی هدف مشترک هستند توصیف میکند یا میتوان سازمان را مجموعه ای از روابط منظم و عقلایی میدانند که این گروهی که وظایف متفاوتی دارند
بطور کلی عبارت است که مجموعه هممکاری گروهی از افرادبرای رسیدن به هدف مشخص با استفاده از تئواناییها-و لوازم -ابزار -مواد و روشهای انجام دادن کار تحت هدایت و هماهنگی نظامی ویژه ای
اجزای تشکیل دهنده سازمان :1- نیروی انسانی علاوه برآنکه نقش اصلی و حیاتی دارد,خلاق ,سازنده,پویانیز هست . نیروی انسانی در استفاده از مواد و ابزارو روشهای مورد استفاده برای رسیدنبه هدف سازمان به شکل کار ارائه میشود
هر قدر نیروی انسانی از نظر دانش -کمال-توانایی و متخصص ورزیده تر باشد موفقیعت سازمان در رسیدن به اهدافش نیز قطعی خواهد بود .
وسایل و ابزار کار
اصول اساسی در تشکیل سازمان:1-اصل تقسیم کار2- اصل تفویض اختیار و مسئولیت 3- اصل وحدت فرماندهی 4- اصل حیطه نظارت 5- سلسله مراتب
توجه:در سازمانتان نباید به گونه ای باشد که که هرکس از هرکسی بازخواست کند بلکه هرکس در حوزه کاری خود باید جوابگو باشد .
در تقسیم کار دو اصل کلی باید مراعات شوند1- اصل تشابه :کلیه وظایف و اموری که در یک سازمان با یکدیگر مشابه هستند کنار هم 2- اصل جدایی و کارهای که اصلا شباهت ندارد باید جدا شوند
اصول تفیض اختیار و مسئولیت همکاری افراد:همکاری افراد برای رسیدن به دف مشترک نمی تواند خود سرانه باشد
اگر مسئولیتی به کسی داده شود و اختیارات کافی برای انجام دادن آن کار را نداشته باشد ,هرگونه بازخواستی در مورد عدم انجام گرفتن وظایف او غیر منطقی و نامعقول است . چنانچه اختیار بسیاری به فرد تفویض شود و مسئولیتی در جاهای که فساد باشد نارسایی -عدم شفاف سازی باشد باید شرح وظایف و اساسنامه نوشته شود
توجه:خیلی مهم است که افراد بدانند ازچه کسی اطلاعات کنند
اصول حیطه بندی به گستردگی سازمان بستگی دارد که اگر سازمان بزرگ باشد بزرگتر و اگر کوچک باشدکوچکتر است .
دو مورد نمایش داده شد 1- مورچه ای که صبح زود سر کار میرفت و شیر سرپرست برای او گذاشت و ....و بدانیم که با پیچیده شدن سازمان وامور راندمان کارها بالا نمیرود .
و همیشه اصل 10 به 90 را در نظر داشته باشیم (استفن کاوی)که میگفت 10 درصد از زندگی آنچیزی است که برای ما اتفاق می افتد و 90 درصد از زندگی را خود ما با واکنش هایمان میسازیم یعنی 10 درصد اتفاقات ما هیچ دخالتی در اتفاق افتادنشان نداریم ولی 90 در صد ادامه کار در راستای آن اتفاق را خودمان مدیریت میکنیم و اگر مسیر درستی را انتخاب کنیم موفق و اگر مسیر نادرستی را انتخاب کنیم ناموفق خواهیم بود . . .
وظایف مدیر:علمای مدیریت برای فهم کردن مسائل مربوط به سازمان و مدیریت آنها را در یک الگوی مفهومی به دو دسته تقسیم میشوند.
وظایف مدیریت:1- برنامه ریزی3- سازماندهی 3- کنترل4- هدایت و سرپرستی
فنون مدیریت:1- تکنیکهای فنون علوم رفتاری
برنامه ریزی :گام اول در برنامه ریزی هدف میباشد .
هر سازمانی برای رسیدن به اهداف تعیین شده نیاز به برنامه ریزی دارد
برنامه ریزی از اساسی ترین اصول مدیریت است ,توجه راه رسیدن به هدف را باید پیدا کنیم یا اینکه بسازیم اگر وظایف مدیریت را حول رئوس در نظر بگیریم ,برنامه ریزی در راس آن قرار میگیرد.
تعریف برنامه تعیین و یافتن یا ساختن را ه رسیدن به آن یا بعبارتی (تعهد برای انجام یک سری عملیات به منظور تحقق هدف
برنامه شالوده مدیریت را تشکیل میدهد . الف- برنامه ریزی احتمال زسیدن به هدئف را افزایش میدهد (از طریق تنظیم فعالیتها)ب- - برنامه ریزی افزایش جنبهاقتصادی (مقرون به صرفه بودن عملیات )ج- اگر بر سر دو راهی قرار گرفتهای باید براساس هدف تعیین شده از قبل مسیر را انتخاب کنید و باعث میشود که تمرکز بر روی مقاصد و اهداف و احتزاز از تغییر مسیر د-تهیه ابزاری برای کنترل:برنامه ریزی استراتژیک (راه بردی) یا (همان برنامه های بلند مدت سازمان )یا همان برنامه های (چشم انداز) برنامه های دور اندیش انه ای است که برای افق بلند مدت سازمان تهیه میگردد . این برنامه ریزی :دور اندیشی سازمان یافتهای است که شامل مراحل ذیل میباشد
توجه:برنامه ریزی استراتژیک را نباید زیاد با داشته ها برنامه ریزی کرد و شاید بتوان در بعضی مواقع رویایی هم باشد . مهم نیست
مراحل برنامه ریزی استراتژیک1- تعیین هدفها و ماموریتهای دراز مدت سازمان2- هدف گذاری یعنی تفکیک ماموریتها به هدفهای کمی و کیفی کوتاه مدت 3- تعیین سیاستها و خط مش های آینده و کلان سازمان در خط مشی های کلی سازمان وارد جزئیات نمی شویم بلکه هدفهای اصلی را اولویت بندی می کنیم نه بر اساس ریز و جزییات مثلا برنامه 20 ساله 4- برنامه ریزی اجرای تاکتیکی هماهنگ با قصد ولی در قسمت 4 اجرایی ریزتر نگاه میکنیم به به مسائل مثلا در برنامه های پنج ساله توجه میکنیم .
برنمه ریزی اجرایی (کوتاه مدت)
توالی برنامه ریزی به شرح زیر است
1- تهیه برنامه کوتاه مدت (تعیین بودجه وزمانبندی انجامآن
2- تتعیین معیارهای عملکرد و موقعیت (یعنی بررسی کنیم چند در صد از خواسته هایمان تحقق بخشیده بطور مثال چند درصد در جذب نیروی انسانی موفق بودم و یا چند درصد از برنامه ریزیهای بلند مدت و کوتاه مدت تحقق بخشیده و باید شاخص بندی کنیم و ملاک بندی کنیم و بعبارتی مرور کنیم مسیر را تا این قسمت که چه مقدار تحقق یافته و چه مقدار باید تلاش مضاعف و برنامه ریزی جدید یا نیاز به ادامه راه دارد . (کلا"براساس کمیت -کیفیت و هزینه
3-بازبینی و تعیین موارد انحراف وقتی 100 درصد برنامه انجام شده یعنی انحراف نداشته و اگر 50 درصد باشد یعنی قسمتی از کار مشکل دارد بعبارتی باید آسیب شناسی کرد
4- تهیه برنامه جدید
برنامه ریزیتخصصی :عبارت است از تعیین -تحصیل و ترتیب کلیه نیازمندیهای لازم اعم از نیازهایقابل پیش بینی یا غیر مترقبه جامعه و بازار و نیروی انسانی برای تولید آتی محصولات و برای تامین و تعیین میزان و چگونگی منابع مالی به منظور تامین هدفهای موسسه و صاحبان و کنترل کنندگان آن است
الف- برنامه ریزی و کنترل تولید (مدیریت تولید )
ب- برنامه ریزی پرسنلی
ج-برنامه ریزی مالی
اصول و مفاهیم مدیریت
مراحل برنامه ریزی:
الف:تعیین هدف ,یعنی نقطه نهایی که میخواهیم برسیم
ب:جمع آوری اطلاعات کامل درباره فعالیتهای مورد نظر بطور مثال چند دفتر املاک وجود دارد ,به چه روشی فعالیت میکنند درچه زمینه ای فعالترند - علت ضعف بازار - سیستمهای جدید فعالیتی - روشهای فعالیتی - روشهای فروشروشهای جذب مشتری
اطلاعات از مطالعه گذشته سازمان -همچنین سازمانهای مشابه تخصص و بررسی طریقه انجام یافتن کارهای قبلی و استفاده از تجارب متخصصان مشهور
اطلاعات گذشته منبع ارزشمندی میباشد برای جذب اطلاعات یا مقایسه کنیم فعالیت شغلی را با کارهای شغلی که مد نظر میباشد و پل ارتباطی ایجاد کرد و مشابه سازی کنیم
ج- دسته بندی و تقسیم بندی اطلاعات و تجزیه و تحلیل اطلاعات کسب شده
د- تعیین فرضیه ها و شناخت موانع (همیشه فرضیه ها بعد از یک مشکل موجود می آید حدس آگاهانهای که فرد در زمینه یک مشکل میزند را فرضیه میگویند
فرضیه :فرض آگاهانه میباشد که همراه با داشتن تجربه و دانش میباشد آزمایش داده های دسته بندی شده در مرحله سوم تا بتوان از میان اطلاعات بدست آمده بهترین و مهمترین را و کاملترین را انتخاب می کنیم بعبارتی شناخت موانع - تعیین فرضیه .
ذ)گام پنجم :تعیین راه حلها (بدیلها,گزینه ها )
راههای گوناگون تعیین و آزمایش میشود به ویژه راههای که در نظر اول بل تشخیص نیستند ,اغلب راه حلها در ابتدا آشکار نبوده اما ممکن است بهترین راهکار باشد . ویژگیها ی انتخاب :1-دبهترین را از نظر هزینه و زمان تناسب باشرایط و همیشه راههای آشکار بهترین راه نیستند و باید توجه کرد در شرایط رقابتی روشهای خلاقانه بهتر جواب میدهد. ر)ارزیابی و انتخاب راه حلها :همزمان با مشخص شدن بدیها ,باید نقاط قوت و ضعف آنها را نیز مشخص و با اهداف تعیین شده سنجیده شود .
گاهی از این راه حلها تعیین شده دو یا سه راه انتخاب می شود مدیر میتواند به جای انتخاب بهترین راه حل هر دو یا سه راه حل را تعقیب کند
- آیا برنامه (راه حل )برای تطبیق با شرایط متفاوت قابلیت انعطاف دارد ؟
-آیا برنامه (راهحل)مورد پذیرش کادر اجرایی هست؟
-برنامه (راه حل )انتخابی از نظر پرسنل ,مکان,تجهیزات ,آموزش,نظارت ,به چه امکانات جدیدی نیاز دارد ؟ .
ز)پیش بینی و تدوین برنامه های فرعی و پشتیبانی
توجه:هیچ برنامه کلانی نمی تواند بدون برنامه های فرعی و پشتیبانی به جلو حرکت کند
س) عددی کردن برنامه ها یا بودجه بندی :برای معنی بخشیدن به برنامه باید آنها را در قالب عدد در آورد و به بودجه تبدیل شود
ش)کنترل و پیشگیریپیشرفت کار
محاسن برنامه ریزی:
سازماندهی: عده ای سازمان را تشریک مساعی و همکاری گروهی از افراد برای رسیدن به هدف یا هدفهای تعیین شده میدانند اندیشمند دیگری آن را روابط منظم افرادی که دارایوظایف مختلف ولی هدف مشترک هستند توصیف میکند یا میتوان سازمان را مجموعه ای از روابط منظم و عقلایی میدانند که این گروهی که وظایف متفاوتی دارند
بطور کلی عبارت است که مجموعه هممکاری گروهی از افرادبرای رسیدن به هدف مشخص با استفاده از تئواناییها-و لوازم -ابزار -مواد و روشهای انجام دادن کار تحت هدایت و هماهنگی نظامی ویژه ای
اجزای تشکیل دهنده سازمان :1- نیروی انسانی علاوه برآنکه نقش اصلی و حیاتی دارد,خلاق ,سازنده,پویانیز هست . نیروی انسانی در استفاده از مواد و ابزارو روشهای مورد استفاده برای رسیدنبه هدف سازمان به شکل کار ارائه میشود
هر قدر نیروی انسانی از نظر دانش -کمال-توانایی و متخصص ورزیده تر باشد موفقیعت سازمان در رسیدن به اهدافش نیز قطعی خواهد بود .
وسایل و ابزار کار
اصول اساسی در تشکیل سازمان:1-اصل تقسیم کار2- اصل تفویض اختیار و مسئولیت 3- اصل وحدت فرماندهی 4- اصل حیطه نظارت 5- سلسله مراتب
توجه:در سازمانتان نباید به گونه ای باشد که که هرکس از هرکسی بازخواست کند بلکه هرکس در حوزه کاری خود باید جوابگو باشد .
در تقسیم کار دو اصل کلی باید مراعات شوند1- اصل تشابه :کلیه وظایف و اموری که در یک سازمان با یکدیگر مشابه هستند کنار هم 2- اصل جدایی و کارهای که اصلا شباهت ندارد باید جدا شوند
اصول تفیض اختیار و مسئولیت همکاری افراد:همکاری افراد برای رسیدن به دف مشترک نمی تواند خود سرانه باشد
اگر مسئولیتی به کسی داده شود و اختیارات کافی برای انجام دادن آن کار را نداشته باشد ,هرگونه بازخواستی در مورد عدم انجام گرفتن وظایف او غیر منطقی و نامعقول است . چنانچه اختیار بسیاری به فرد تفویض شود و مسئولیتی در جاهای که فساد باشد نارسایی -عدم شفاف سازی باشد باید شرح وظایف و اساسنامه نوشته شود
توجه:خیلی مهم است که افراد بدانند ازچه کسی اطلاعات کنند
اصول حیطه بندی به گستردگی سازمان بستگی دارد که اگر سازمان بزرگ باشد بزرگتر و اگر کوچک باشدکوچکتر است .
دو مورد نمایش داده شد 1- مورچه ای که صبح زود سر کار میرفت و شیر سرپرست برای او گذاشت و ....و بدانیم که با پیچیده شدن سازمان وامور راندمان کارها بالا نمیرود .
و همیشه اصل 10 به 90 را در نظر داشته باشیم (استفن کاوی)که میگفت 10 درصد از زندگی آنچیزی است که برای ما اتفاق می افتد و 90 درصد از زندگی را خود ما با واکنش هایمان میسازیم یعنی 10 درصد اتفاقات ما هیچ دخالتی در اتفاق افتادنشان نداریم ولی 90 در صد ادامه کار در راستای آن اتفاق را خودمان مدیریت میکنیم و اگر مسیر درستی را انتخاب کنیم موفق و اگر مسیر نادرستی را انتخاب کنیم ناموفق خواهیم بود . . .
+ نوشته شده در دوشنبه سوم اسفند ۱۳۹۴ ساعت 11:17 توسط mahdisareh
|
